Congrezzo handleiding

In het overzicht van inschrijvingen is een kolom 'huidige status' opgenomen. Alle inschrijvingen binnen Mojo Congresregistratie hebben een bepaalde status, welke aangeeft in welk stadium van het aanmeldproces de indiener zich begeeft. Naast een huidige status beschikt elke inschrijving ook over een status-geschiedenis, hierin staat het verloop van statussen van de inschrijving, met tijdstip en eventueel omschrijving.

Let op: de status van een inschrijving heeft geen relatie met de betaalstatus van een inschrijving, hierover meer onder de sectie 'Financieel'.

Voorinschrijving

Wanneer er voor een bepaald aanmeldformulier personen uitgenodigd dienen te worden (denk aan introduceés, of een terugkerend evenement waarbij bezoekers van voorgaande jaren worden uitgenodigd) kunnen deze personen als voorinschrijving worden toegevoegd aan een formulier. Via Mojo Congresregistratie kan er een gepersonaliseerde e-mail worden verstuurd naar deze voorinschrijvingen met hierin een link waarmee ze zich kunnen aanmelden.
Alle gegevens die al bekend zijn binnen Mojo Congresregistratie worden automatisch ingevuld. Dit maakt het aanmeldproces erg toegankelijk.

Bezig

Zodra een persoon naar een aanmeldformulier opent, of zijn/haar bestaande inschrijving aanpast, wordt de huidige status gewijzigd naar 'bezig'. Inschrijvingen met status 'bezig' blijven deze status houden, tot ze op de bevestig-knop hebben gedrukt aan het eind van het aanmeldproces. Personen die hun aanmelding niet hebben afgerond, kunnen periodiek via Mojo Congresregistratie gemaild worden met het verzoek om hun aanmelding te bevestigen. Ook zullen er personen zijn die het aanmeldformulier openen, maar verder geen keuzes maken, of persoonlijke gegevens achterlaten. Deze inschrijvingen worden eens per 4 uur door Mojo Congresregistratie opgeschoond.

Bevestigd

Nadat een persoon alle stappen van het aanmeldformulier succesvol heeft doorlopen, wordt op de laatste stap (bevestigen/confirm) een overzicht van alle gemaakte keuzes getoond. Onder het overzicht staat een bevestig-knop, nadat de persoon hierop heeft geklikt wordt de status van de inschrijving gewijzigd naar 'bevestigd'. De aanmelder ontvangt van zijn/haar inschrijving een bevestigingsmail, desgewenst kan er een kopie hiervan naar één of meerdere beheerders of opdrachtgevers worden gestuurd.

Let op: inschrijvingen met de status 'bevestigd' kunnen nog gewijzigd worden door de persoon, tenzij de einddatum wijzigingen is verstreken. Zo is het voor personen mogelijk om op een later moment bijvoorbeeld workshopkeuzes te maken, of een extra persoon voor het diner aan te melden.

Definitief

Inschrijvingen met de status 'definitief' kunnen uitsluitend door beheerders van Mojo Congresregistratie nog gewijzigd worden. De deelnemer heeft geen mogelijkheid meer tot het doorvoeren van aanpassingen in de aanmelding. Het omzetten van de status naar 'definitief' kan per inschrijving, of voor een groep inschrijvingen, doorgaans zal een beheerder dit één of twee weken voor aanvang van het evenement uitvoeren.

Geannuleerd

Het kan voorkomen dat een deelnemer onverhoopt niet kan komen, hier is de status 'geannuleerd' voor bedoeld. Per formulier kan ingesteld worden of annuleren mogelijk is en of hier kosten aan verbonden zijn vanaf een bepaalde datum (percentage van het aanmeldbedrag, of een vast bedrag).